مدل تعالی سازمانی EFQM چیست؟

مدل تعالی سازمانی EFQM با هدف کمک به سازمان‌ها در بررسی کارآمدی فرایند توسعه و پیاده‌سازی استراتژی آن‌ها در سال ۱۹۹۰ توسعه یافت. این مدل محبوب‌ترین ابزار مدیریت کیفیت در اروپا محسوب می‌شود که هزاران شرکت از آن استفاده می‌کنند. واژه EFQM مخفف عبارت (European Foundation for Quality Management) به معنای بنیاد مدیریت کیفیت اروپا است. نسخه 2013 تازه‌ترین نسخه این مدل به شمار می‌رود که با قوانین جدید تطابق پیدا کرده و از سه بخش تشکیل شده است:

• مفاهیم بنیادین تعالی: 8 مفهوم تعالی وجود دارد که نمایی جامع از این مدل ارائه می‌دهند.
• مدل 9 چارچوب: 32 معیار وجود دارد که در 9 چارچوب دسته‌بندی شده‌اند و برای درک جزئیات سازمان استفاده می‌شوند.
• رادار (مخفف نتایج، رویکردها، پیاده‌سازی، ارزیابی و اصلاح): از این بخش برای ارزیابی امتیاز در فرایند ارزیابی بر مبنای چرخه پیوسته یادگیری و بهبود استفاده می‌شود.

ساختار ۹ چارچوب عنصر محوری و بنیادین مدل تعالی سازمانی EFQM است. پنج چارچوب سمت چپ «عامل» خوانده می‌شوند و از آن‌ها برای سنجش فعالیت‌هایی در سازمان مثل استراتژی‌ها، سیاست‌ها و فرایندها و افراد دخیل در انجام آن‌ها استفاده می‌شود. در سمت راست چهار «نتایج» یا حاصل کار «عامل‌ها» قرار دارند.

مدل تعالی سازمانی EFQM به افراد این امکان را می‌دهد که روابط علت و معلولی بین کاری که سازمانشان انجام می‌دهد (عامل‌ها) و نتایج به ‌دست آمده را درک کنند.

این مدل ساده به سازمان‌ها این توانایی را می‌دهد که فرمول موفقیت سطح بالایی را در فرایندهای‌شان تعبیه کنند، در صورت نیاز تغییر ‌کرده و همچنین نتایج را اندازه‌گیری کنند.

ماتریس تعالی کسب‌وکار چیست؟

ماتریس تعالی کسب‌وکار به ‌عنوان یک ابزار خودسنجی توسعه یافته تا به سازمان‌ها این امکان را بدهد که جایگاه فعلی خود را در نسخه 2013 مدل تعالی سازمانی EFQM ارزیابی و نقاط قوت کلیدی و نقاط نیازمند بهبود کلیدی را شناسایی کنند.

این ابزار خودسنجی شیوه‌ای ارزشمند برای دنبال کردن پیشرفت از طریق چارچوب تعالی EFQM فراهم می‌کند و پیشرفت در مراحل اولیه بهبود، شناسایی بخش‌های نیازمند تغییر و مهم‌تر از همه شروع اجرای برنامه‌های بهبود فرایند را آسان‌تر می‌کند.

ماتریس تعالی کسب‌وکار به شرکت‌ها آزادی عمل مطلقی نمی‌دهد تا با انجام کارهای از پیش تعیین‌شده به تعالی برسند بلکه به سازمان‌ها کمک می‌کند به ۵۰۰ امتیاز (از حداکثر ۶۰۰ امتیاز) برسند تا زمانی ‌که رویکردی موشکافانه‌تر ضروری شود. بدین منظور باید از طرفداری ذی‌نفعان کلیدی، دامنه گسترده‌تری از پیاده‌سازی و درک و سیستم مدیریت کسب‌وکار منسجم برخوردار باشید.

همان‌طور که گفتیم بر خلاف مدل EFQM که بیشترین امتیاز آن ۱ هزار است، بیشترین امتیاز در ماتریس تعالی کسب‌وکار ۶۰۰ است. در نتیجه ماتریس تعالی کسب‌وکار ماهیتی مقدماتی دارد و به سازمانتان این امکان را می‌دهد که حوزه‌های نیازمند بهبود را شناسایی کند و شیوه‌های بهبود فرایندی را به‌کار بگیرد که آنقدر باثبات هستند که از ارزیابی خارجی موشکافانه در مورد «سطوح طرح تعالی» سربلند بیرون بیایند.

گام‌های رسیدن به جایزه تعالی EFQM

EFQM مدلش را بر اساس چارچوبی گام به گام بنا کرده است که با شناسایی شروع و با جایزه تعالی تمام می‌شود. این گام‌ها به شرح زیر هستند:

• خودسنجی: جایگاه فعلی شما را نسبت به مفاهیم بنیادین تعالی تعیین می‌کند.
• پرسشنامه‌ها: توسعه یافته‌اند تا به شما کمک کنند که بر مبنای پرسش‌های طراحی‌شده ویژه به سازمانتان امتیاز دهید.
• بررسی سریع EFQM: ابزاری مبتنی بر اکسل که تعیین می‌کند اجزای سازنده اصلی مفاهیم بنیادین تعالی در جایگاه درستی قرار دارند یا خیر.
• ماتریس تعالی کسب‌وکار EFQM: این ماتریس اولین ابزار خودسنجی است که بر مبنای ماتریس تعالی امتیاز دقیقی ارائه می‌دهد. ابزاری مبتنی بر اکسل است که «عامل‌ها» و نتایج سازمان را ترسیم می‌کند.
• ماتریس تعالی EFQM: همان‌طور که گفتیم سیستم سنجش قدرتمندتری از BEM است و عامل‌ها تا 90 رویکرد را بررسی می‌کنند و نتایج بر اساس معیارها بخش‌بندی می‌شوند.
• شبیه‌سازی بازدید از سایت: خودسنجی در مقیاسی بزرگ‌تر که از تیمی از ارزیاب‌ها استفاده می‌کند تا فرایند ارزیابی جایزه را شبیه‌سازی کند.

همه این گام‌ها طراحی شده‌اند تا مسیر را برای سازمان شما مشخص کنند و بیشترین پشتیبانی را به شما ارائه دهند تا درک کنید دقیقا چه نیازهایی دارید، چطور باید به مقصد برسید و موفقیت چطور اندازه‌گیری می‌شود.

حال که با گام‌ها آشنا شدیم، بیایید روش‌شناسی را بررسی کنیم.

مفاهیم بنیادین تعالی

می‌توانید این مفاهیم را «کلید فرمانروایی» بخوانید چرا که مبنای معیارهای تعالی EFQM دقیقا همین مفاهیم هستند. سازمانی که می‌خواهد در ارزیابی موفق شود باید این 8 مفهوم را در جایگاه ارکان طرح‌های بهبودش قرار دهد.

آیا مدل تعالی سازمانی EFQM واقعا مفید است؟

درک گام‌ها، مفاهیم و روش‌شناسی کامل مدل تعالی به شما کمک می‌کند روی ارزش‌های درستی تمرکز کنید و گام‌های مناسبی را به سمت بهبود بردارید. البته به اشتباه فکر نکنید که می‌توانید از این مدل به ‌تنهایی به ‌عنوان ابزاری جامع برای بهبود استفاده کنید.

مدل EFQM به ‌عنوان ابزار تعالی همه‌ جانبه خیلی خوب است، اما صرفا با استفاده از این مدل هیچ بهبودی عملی نمی‌شود.

«هدف این مدل بهبود است. می‌توان آن را نمونه‌ای عملی از مدیریت کیفیت جامع دانست. اما صرفا با استفاده از این مدل هیچ بهبودی عملی نمی‌شود. در واقع بعد از به‌ کارگیری این مدل به‌ عنوان ابزاری برای شناسایی حوزه‌های نیازمند بهبود، باید اقدام‌های مورد نیاز را انجام دهید تا بهبود عملی شود.» (سینگال Singhal و هندریکس Hendricks)

بهترین روش برای انجام آن اقدام‌ها استفاده از سیستم مدیریتی است که بر اساس بهبود پیوسته شکل گرفته باشد.

در هر صورت در مورد بهبود، ورودی شما خروجی را تعیین می‌کند. به همین دلیل است که اگر حاضر نباشید به‌ اندازه کافی تلاش و کار کنید، داشتن مدل تعالی سازمانی EFQM در کنار سیستم مدیریت کسب‌وکار کافی نخواهد بود. این کارها شامل موارد زیر هستند:

• ترغیب افراد مناسب از حوزه‌های مناسب به تمرکز بر بخشی یکسان برای بهبود
• شناسایی فرصت‌های بهبودتان به‌ عنوان گروه
• مدل‌سازی بهبودها
• اجرای بهبودها
• اصلاح استراتژی مدیریتتان به‌ نحوی که بهبود پیوسته به بخشی محوری از آن تبدیل شود

تنها زمانی به مزیت‌های این رویکرد دست پیدا می‌کنید که ثابت قدم در مسیر بهبود فرایند گام بردارید و افراد مناسبی از سازمانتان را هم مجاب به انجام همین کار کنید.